Online beveiliging is een zeer belangrijke kwestie bij het communiceren van gevoelige informatie met anderen. Er zijn veel manieren waarop u de vertrouwelijkheid van uw inhoud kunt waarborgen: codering, wachtwoordbeveiliging en andere beveiligingsfuncties worden tegenwoordig vaak aangeboden. Een andere optie voor PDF-bijlagen in Gmail is een extensie voor Google Chrome genaamd docTrackr. Deze extensie is een handig hulpmiddel om een ​​beveiligingslaag toe te voegen voor uw bijgevoegde PDF-bestanden wanneer u deze via Gmail verzendt.

De extensie kan gratis worden geïnstalleerd via de Chrome Web Store. Na de installatie ziet u een pop-up in de rechterbovenhoek met een koppeling voor de docTrackr-website.

Voordat docTrackr is geactiveerd in je Gmail, moet je je registreren voor een gratis account. Klik op de link in het blauw (https://use.doctrackr.com) onder in het pop-upvenster. Maak op het nieuwe tabblad uw docTrackr-account aan.

Nadat u het account hebt aangemaakt, moet u de registratie per e-mail bevestigen. Zodra dit is gebeurd, is uw docTrackr-account geactiveerd en bent u nu klaar om PDF-bijlagen in Gmail te beveiligen.

Als u wilt controleren of de service correct is geactiveerd, meldt u zich aan bij uw Gmail-account en stelt u een nieuw bericht samen. Er moet een docTrackr-bijlage worden weergegeven onder aan het berichtvenster.

Klik op dit pictogram om het dialoogvenster te openen om het PDF-bestand te selecteren dat u wilt bijvoegen. Ga verder met het toevoegen van het onderwerp van het bericht, lichaam en ontvangers. Als je klaar bent, druk je op de knop Verzenden.

Er verschijnt dan een pop-up die toegangscontrole en berichtverloopopties biedt. Hier kunt u ervoor kiezen om bewerkings- en afdrukrechten toe te kennen aan ontvangers en een vervaldatum voor de bijlage toe te wijzen.

Klik op 'Beveiligd en delen' om de e-mail te verzenden.

Om de activiteit van de e-mailbijlage bij te houden of de toegang op afstand uit te schakelen, klikt u opnieuw op het pictogram docTrackr en vervolgens op de blauwe link onder in het pop-upvenster. Hiermee wordt een ander tabblad geopend waarin uw dashboard wordt weergegeven.

Hierna kunt u een lijst met bestanden bekijken die u hebt beveiligd met behulp van docTrackr. Met een tandwielpictogram aan de rechterkant van elk bestand kunt u klikken op Uitschakelen of Profiel. Uitschakelen op afstand schakelt het document uit terwijl Profiel u een andere pagina brengt die de activiteit van het document laat zien.

U kunt ook e-mailmeldingen ontvangen wanneer een ontvanger wordt geopend, wordt afgedrukt of een document niet kan openen. Klik op het tabblad Meldingen in dit profielvenster om een ​​of alle van deze opties te selecteren.

Een belangrijk ding om op te merken over het openen van PDF-bestanden die via docTrackr worden verzonden, is dat deze alleen wordt geopend met Adobe Acrobat Reader. De extensie is ontworpen om alleen met Adobe te werken en werkt niet wanneer deze wordt geopend met andere software zoals Google Docs, Mac OS Preview of andere PDF-viewers van derden. Ook kunt u met een gratis docTrackr-account tien bijlagen per maand verzenden.

Gezien alle functies die toegankelijk en gratis zijn, is docTrackr een handige manier om PDF-bestandsbijlagen te beveiligen. Het gaat verder dan het beveiligen van documenten en stelt u in staat ze te volgen nadat ze zijn verzonden, wat een enorm pluspunt is wanneer u meer wilt doen dan alleen een document beveiligen.