In de afgelopen paar jaar heb ik nogal wat webmailprogramma's gebruikt. In eerste instantie gebruikte ik een Yahoo-account, daarna schakelde ik over naar Gmail en vervolgens naar Google Apps. Dit komt doordat Gmail en Google Apps vrij snel zijn ontwikkeld en betere services hebben geboden dan andere webmailservices. Ik kan deze services gebruiken om mijn online leven te organiseren en onderweg productiever te worden.

Soms krijg je hetzelfde type e-mails in je inbox. Misschien zijn je bloglezers dezelfde vraag aan het stellen via het contactformulier en ben je het beu om steeds hetzelfde antwoord te typen. U kunt ingeblikte reacties in Gmail gebruiken om uw antwoord eenmaal samen te stellen en het bericht op te slaan voor later gebruik. Een ingeblikt antwoord werkt als een e-mailsjabloon - u stelt het eenmaal samen, slaat het op en kunt het hele bericht later in een antwoord plakken.

Gmail-ingeblikte reacties zijn eenvoudig te gebruiken en omvatten niet zoveel stappen. In deze zelfstudie zullen we leren hoe we standaardantwoorden in Gmail kunnen gebruiken om e-mailsjablonen te bewaren voor toekomstig gebruik.

Maak e-mailsjablonen met behulp van Gmail standaardantwoorden

1. Meld u aan bij uw Gmail-account, klik op Instellingen en selecteer het tabblad "Labs". Je vindt een Gmail Labs-functie als "Standaardantwoorden" onder het gedeelte Beschikbare labs (het is de 5e van boven). Selecteer het keuzerondje "Activeren" en klik op "Wijzigingen opslaan" onderaan de pagina.

2. Nadat de functie Geïntegreerde reactie is geactiveerd, gaat u naar het gedeelte "E-mail opstellen" in uw inbox en ziet u een nieuwe vervolgkeuzelijst als "Standaardantwoord". Het zal op dit moment leeg zijn, maar we zullen leren hoe we een ingeblikt antwoord kunnen maken en gebruiken in de volgende stappen.

3. Om een ​​ingebed antwoord te maken, trekt u het ingeblikte antwoordmenu naar beneden en selecteert u "Nieuwe standaardantwoord". Hiermee wordt een pop-upvenster voor de browser geopend waarin u een naam voor het standaardantwoord moet invoeren.

Zorg ervoor dat u een relevante naam kiest voor het ingeblikte antwoord, omdat het kiezen van iets als "antwoord 1" op een later tijdstip tot verwarring kan leiden. Je zult in het lichaam van de respons moeten kijken, wat op zijn beurt niet het doel zal oplossen van het gebruik van een ingeblikt antwoord helemaal.

4. Typ vervolgens het antwoord in het berichtveld en druk op "Opslaan".

Dat is het, uw ingeblikte reactie is klaar om gebruikt te worden en zal toegankelijk zijn vanuit het vervolgkeuzemenu voor ingeblikte reacties. Wanneer u hetzelfde type e-mail ontvangt, waarvan u het antwoord al hebt opgeslagen als een "standaardantwoord", kiest u gewoon het standaardantwoord in de vervolgkeuzelijst en wordt het bericht automatisch in de e-mail geplaatst. Het is niet nodig om het hele bericht helemaal vanaf het begin te typen!

Autoreply to Selected messages with Gmail Canned Antwoorden

Ingeblikte antwoorden, gecombineerd met Gmail-filters kunnen nog nuttiger zijn. U kunt automatisch antwoorden op geselecteerde berichten door een filter te maken en een standaardantwoord te selecteren.

Bijvoorbeeld: stel dat u een blog hebt en regelmatig e-mails ontvangt voor gastartikelen. Het is een goed idee om een ​​autoresponder te sturen wanneer iemand een gastartikel op uw blog wil publiceren. Hieronder volgen de stappen voor het combineren van Gmail-filters en standaardantwoorden:

1. Meld u aan bij uw Gmail-account en ga naar Instellingen. Kies het tabblad "Filters" en klik op "Een nieuw filter maken".

2. Selecteer in de volgende stap de regels die u op het Gmail-filter wilt toepassen. Dit kan een 'Van'-e-mailadres, een bepaald onderwerp of enkele specifieke woorden in de hoofdtekst van de e-mail bevatten. In ons voorbeeld gebruiken we de onderwerpregel als de voorwaarde voor Gmail-filter en gebruiken we de uitdrukking 'Gastartikel'.

3. Klik op "Volgende stap en selecteer de actie die u wilt uitvoeren als een e-mail met de opgegeven voorwaarde uw inbox raakt. Als u een automatisch antwoord wilt verzenden, schakelt u het selectievakje "Ingestuurde reactie verzenden" in en selecteert u het standaardantwoord dat u wilt verzenden.

4. Druk op "Filter aanmaken" en u bent klaar.

Wanneer u nu een e-mail ontvangt met de onderwerpregel als "Gastartikel", wordt uw standaardreactie automatisch naar de afzender verzonden. Dit is erg handig wanneer u niet op het werk bent en automatische antwoorden wilt sturen naar specifieke e-mailberichten. Bekijk ook enkele handige invoegtoepassingen voor Gmail Labs die uw e-mailervaring productiever maken.

Hebt u ingeblikte reacties van Gmail gebruikt? Vindt u het nuttig genoeg? Deel uw ideeën in de commentarensectie.