Het is grappig om te zien hoe snel onze technische oplossingen van een robuuste digitale oplossing naar een kwetsbaar digitaal probleem gaan. Neem e-mails bijvoorbeeld. Het hebben van een e-mailaccount betekent dat je nooit een bericht verliest dat je bent verzonden, toch? De keerzijde is dat je nooit echt een bericht kunt vinden als het aantal e-mails dat je opslaat omhoog gaat, en in feite is alle e-mail opgeslagen op één locatie op je computer en zo kwetsbaar voor verlies.

Natuurlijk is het mogelijk dat er een back-up van je computer wordt gemaakt (en dat zou je echt moeten doen als je je realiseert dat je dat niet doet), maar een back-up maken is één ding - je e-mails terugzetten in je e-mailprogramma is een andere.

Het met de hand doen

De snelste en gemakkelijkste manier om een ​​back-up te maken van vitale e-mails is natuurlijk om ze naar een map te slepen en op een USB-stick op te slaan. De meeste e-mailprogramma's op de meeste platforms openen een losse e-mail die waarschijnlijk bijlagen bevat. Dat is allemaal goed en wel, maar het voordeel van een e-mailclient is dat uw e-mails in een (theoretisch) doorzoekbare database worden bewaard. Een losse verzameling bestanden in een map beveiligt de gegevens, maar is geenszins een doorzoekbare bron.

Je kunt er iets meer georganiseerd over zijn en e-mails slepen over accountactivering, serienummers van producten, ontvangsten van aankopen enz., Maar dat is een beetje vervelend om dat allemaal handmatig bij te houden.

Freeware oplossingen

De oplossing is een e-mailarchiveringservice. Je zult veel services vinden die er zijn, maar de meeste zijn erg zakelijk van toon. Er zijn er een paar, met name de populaire MailStore-oplossing, die een gratis versie van hun bedrijfssoftware voor thuisgebruik aanbiedt.

Dit is een veel betere oplossing om uw e-mails veilig te houden, en niet alleen veilig maar toegankelijk. Naast het maken van een back-up van uw e-mails op een verre digitale locatie, kunt u uw e-mails herstellen naar de oorspronkelijke locatie in uw clientsoftware. U kunt ook de e-mails in de back-up doorzoeken op relevante details zoals afzender en datums.

Het grootste voordeel van het gebruik van een speciale e-mailarchiefservice in plaats van een algemene offsite-back-up of het handmatig doen ervan, is simpel: uw e-mails zijn niet alleen doorzoekbaar, maar ook herstelbaar. Als bijkomend voordeel betekent dit ook dat het e-mailen van uw e-mails eenvoudiger wordt als u uw e-mails in een externe database hebt opgeslagen. Als u van computer wisselt, bijvoorbeeld als u uw belangrijkste desktopcomputer bijwerkt, is het een van de grootste bronnen van pijn om uw e-mailclient helemaal opnieuw te hoeven starten zonder toegang te hebben tot uw oude e-mail.

Met een externe back-up die eenvoudig voor elke client kan worden hersteld, kunt u gewoon alle e-mails van uw baas, uw vrouw, uw primaire softwareleverancier intypen en doorgaan alsof er niets is gebeurd. Dit is zoveel gemakkelijker dan het implementeren van e-mail export en import tools of het handmatig hacken van de databases, wat al lange tijd de standaard oplossing is.

Terwijl we naar een tijd gaan waarin uw hele werk- en privéleven in e-mail wordt opgeslagen, is het logisch om stappen te ondernemen om het te beveiligen.

In oefening

Het gebruik van Mailstore als een voorbeeld, het is heel eenvoudig te gebruiken. Nadat de software is gedownload en geïnstalleerd, wordt u bij het uitvoeren ervan geconfronteerd met een dashboard.

Aan de linkerkant heb je een gedetailleerde lijst van alle rapporten die je kunt doen.

In het midden heb je hotlinks voor algemene taken.

En aan de rechterkant heb je je dashboard.

Om aan de slag te gaan, moet u klikken op de koppeling "e-mail archiveren" in de middelste kolom. Dit brengt je naar het archief e-mail paneel.

Archieven worden beheerd door 'profielen', dus elke e-mail waarvan u een back-up wilt maken, moet een profiel maken. U doet dit door uw e-mail in het veld voor het maken van een profiel te typen of door een specifiek protocol te selecteren in het vervolgkeuzemenu Geavanceerd.

U wordt gevraagd om uw wachtwoord in te voeren om de toegang te autoriseren.

Zodra de software uw e-mailaccount op internet heeft ingecheckt om het te verifiëren, wordt uw nieuwe profiel aangemaakt.

Er wordt een profiel gemaakt in het dashboard en u kunt nu dubbelklikken om te worden gearchiveerd van de server naar uw machine.

Opmerking: omdat de software rechtstreeks met uw mailserver praat, hoeft deze archiefmachine niet eens uw e-mailmachine te zijn, wat handig is voor off-site back-ups.

Zodra dat is gebeurd, wordt uw e-mail geback-upt en doorzocht met behulp van de Mailstore-software.

Conclusie

Hopelijk heeft dit je enkele ideeën gegeven om je te helpen voelen dat je e-mails een bron en geen rotzooi zijn. Het is zinloos om ze te laten rondslingeren, tenzij je bij degenen kunt komen die je nodig hebt, en e-mailarchivering is zeker een stap in de goede richting.

Als u denkt over e-mailarchivering, kunt u ons dit laten weten in de opmerkingen hieronder.

Afbeelding tegoed: Yuri Samoilov