Spreadsheet is een van de onmisbare tools voor de hedendaagse werkomgeving. Mensen gebruiken het om alles en nog wat te organiseren, van de eenvoudige boodschappenlijst met twee kolommen tot het ingewikkelde bedrijfsbudget voor meerdere vellen. Maar ten minste één gebruik gaat niet goed met een spreadsheet: gegevensorganisatie. Een betere oplossing voor het beheren en organiseren van complexe gegevens is het gebruik van een database.

De reden waarom veel spreadsheetgebruikers een database niet willen aanraken, is de "enge en gecompliceerde" afbeelding die mensen erover hebben. Gelukkig is er Airtable - een moderne cloudgebaseerde relationele database met een eenvoudige spreadsheetaanpak waarmee u vrijwel alle gegevens kunt ordenen. Het maakt samenwerking mogelijk, zodat u met uw collega's aan een database kunt werken en het via verschillende browsers en mobiele apps op apparaten synchroniseert om de gegevens up-to-date te houden.

Als u bekend bent met Microsoft Access op Windows of Filemaker Pro op Mac, hoeft u zich nergens zorgen over te maken omdat Airtable eenvoudiger te gebruiken zou moeten zijn. Voor degenen die nog geen ervaring hebben met het databaseconcept, biedt Airtable u stapsgewijze handleidingen en een video-tutorial om u op de hoogte te houden.

Begin snel met sjablonen

Het enige dat u hoeft te doen om Airtable te gebruiken, moet u aanmelden voor een gratis account. Het wordt geleverd met onbeperkte bases en onbeperkt aantal bijdragers, met een limiet van 1200 records per basis en 2 GB aan attachment-ruimte per basis. Er zijn betaalde upgradeplannen voor diegenen die meer nodig hebben, maar het gratis plan zou meer dan voldoende zijn voor de meeste persoonlijke gebruikers.

Om u te helpen zo snel mogelijk te beginnen, biedt Airtable u sjablonen. Na het aanmeldingsproces vraagt ​​het u om het minimum van drie voorbeelden van databasegebruik te kiezen. De beschikbare opties variëren van projecttracker tot limonade-standinventaris, van blog-redactiekalender tot weddingplanning.

Voor degenen die niet bekend zijn met de database, is de snelste manier om te beginnen de bestaande voorbeelden te gebruiken en aan te passen aan uw behoeften. Open een van de door u gekozen voorbeelden en kijk rond om uzelf vertrouwd te maken. Maar als je een veteraan bent, kun je meteen doorgaan met het maken van een nieuwe database door op het pictogram "Plus (+)" te klikken.

Laten we als voorbeeld de studiegidsdatabase openen. Deze is aangepast om studenten te helpen bij het bijhouden van hun studies. De bedrieglijk eenvoudige spreadsheet-interface verbergt veel krachtige functies. U kunt rijen en cellen toevoegen en aanpassen aan uw behoeften, media invoegen als bijlagen in een afzonderlijke rij, tabellen toevoegen en verwijderen om andere schoolvakken te volgen om te studeren, aangepaste weergaven toevoegen en meer.

Maar in plaats van ze een voor een uit te leggen, is het beter als je ze zelf uitprobeert en het gevoel krijgt hoe alles werkt. Om u te helpen klikken op de kleurrijke cirkels rechtsonder in het scherm, en zij zullen u de stappen laten zien om iets te bereiken.

U kunt bijvoorbeeld uw gegevens invoeren met behulp van een formulier in plaats van spreadsheetcellen door op het pictogram "Uitbreiden" naast het rijnummer te klikken.

U kunt ook een aangepast formulier maken dat u met uw vrienden kunt delen, en hun invoer vult automatisch de database in. Klik hiervoor op 'Hoofdweergave' en kies 'Formulier'.

Pas vervolgens het formulier aan en klik op 'Delen'. U krijgt een link die u met anderen kunt delen. Met behulp van het bovenstaande voorbeeld van de studiegids kunnen we het delen van formulieren gebruiken in een studiegroep waar elk lid een bijdrage kan leveren aan een onderwerp.

Waarom Airtable?

Het gebruik van Airtable in plaats van desktop database-applicaties heeft verschillende voordelen, zoals:

  • Het zit in de cloud, dus alles wordt gehost en geback-upt zonder dat je iets hoeft te doen. Uw gegevens zijn altijd veilig en toegankelijk zolang u verbinding met internet kunt maken.
  • Het ondersteunt multi-user, dus u kunt samenwerken met anderen om uw gegevens te vullen en meer te bereiken in minder tijd.
  • Het is intuïtief en eenvoudig in te stellen. Nieuwe gebruikers kunnen binnen een mum van tijd starten zonder tijd te verliezen met een leercurve.
  • Het is aanpasbaar met vele veldtypen om uit te kiezen. U kunt vrijwel elke database maken op basis van uw behoeften.
  • Het is browsergebaseerd, zodat u niets hoeft te downloaden. Het is ook vloeiend en kan overal worden geopend en er is een iOS-app (en de bètaversie voor Android) voor degenen die met hun mobiele apparaat werken.
  • Het ondersteunt integraties met tal van andere apps zoals Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram en nog veel meer.

En de grootste vraag van beginnende gebruikers is waarom ze een database zouden gebruiken in plaats van een spreadsheet. Het eenvoudige antwoord is dat een database meer geschikt is voor het organiseren van een grote hoeveelheid gegevens, terwijl de spreadsheet beter is als u veel berekeningen uitvoert.

Dit snelle overzicht van Airtable is nauwelijks het oppervlak aan het krassen van wat het kan doen. Mijn suggestie is om door te gaan en Airtable te proberen. Het is gratis. Deel dan uw mening en mening in de opmerkingen hieronder.