Wanneer de meeste mensen OpenOffice denken, denken ze aan tekstverwerking of spreadsheets. Wat veel mensen zich niet realiseren is dat OpenOffice ook Base bevat, een databasesysteem dat ongeveer gelijk is aan MS Access. Veel bedrijven en particulieren gebruiken deze systemen om zelfs niet-technische mensen in staat te stellen hun gegevens in te voeren, op te slaan, op te halen en te ordenen. Met Base kunt u eenvoudige stappen volgen om een ​​eenvoudige, gebruikersvriendelijke manier te creëren waarop mensen informatie kunnen opslaan en ophalen met behulp van op maat gemaakte formulieren en rapporten.

Basis verkrijgen

Base is onderdeel van het OpenOffice-pakket en pakketten voor alle platforms kunnen hier worden gedownload. Linux-gebruikers zullen de manuele download waarschijnlijk niet nodig hebben, omdat de volledige OpenOffice-suite meestal beschikbaar is in de standaard repositories van de meeste distributies. Ubuntu-gebruikers kunnen bijvoorbeeld installeren met

 sudo apt-get install openoffice.org-base

of klik gewoon op de link hier

Uw database maken

Wanneer u Base start, wordt u naar een "wizard" geleid die u door de eerste paar stappen kan leiden. Hoewel veel van dergelijke tovenaars vaak in de weg zitten, is de wizard voor Base goed opgebouwd en kunnen de eerste stappen veel eenvoudiger zijn dan alleen te gaan, vooral als u niet veel vertrouwd bent met databasesoftware.

Voor de doeleinden van deze handleiding gebruiken we de wizard om een ​​database met voorbeeldgegevens voor werknemers te maken en vervolgens een formulier te maken om die database te manipuleren.

Bij de volgende stap wordt u mogelijk gevraagd om uw database bij OpenOffice te registreren. Dit is geen vereiste, het is alleen relevant als u van plan bent om deze database te integreren met andere OO-producten.

Voordat u doorgaat, is het raadzaam het selectievakje ' Tafels maken met de wizard Tabel ' aan te vinken, vooral als u nog niet bekend bent met het ontwerpen van een database.

Tabellen maken

De vorige stap moet zijn voltooid door uw nieuwe database in een bestand op te slaan. Als u het vakje voor de wizard Tabel hebt aangevinkt, zou u nu naar een scherm moeten worden gebracht waar u kunt beginnen met het opstellen van de informatie die uw database zal bevatten.

Zoals eerder vermeld, creëren we een voorbeelddatabase met werknemersinformatie voor een fictief bedrijf. Met de keuzerondjes en vervolgkeuzemenu's op het wizardscherm kunt u kiezen uit een aantal reeds bestaande voorbeeldvelden. Hier hebben we gekozen voor een kleine subset van de mogelijke werknemersgerelateerde velden aangeboden door Base.

Databaseontwerp is veel te groot om hier in detail te behandelen, dus we zullen enkele basisbegrippen noemen en links onderaan deze pagina voor meer details achterlaten. Om te beginnen zou elke tabel slechts één idee moeten vertegenwoordigen - dat wil zeggen dat de tabel Werknemer geen verzendinformatie zou moeten bevatten. Als u merkt dat u iets in een tabel plaatst dat niet overeenkomt met de titel van die tabel (zoals werknemer of facturering), hoort het waarschijnlijk in een andere tabel.

Ten tweede is het belangrijk dat tabellen een primaire sleutel hebben . In het kort betekent dit dat tabellen in het algemeen een kolom moeten hebben waarbij elke rij in die kolom uniek is in die tabel. Dat klinkt misschien verwarrend, maar het betekent meestal alleen dat u een kolom als Werknemers-ID nodig hebt en dat elke vermelding een ander, uniek nummer heeft. Er is (waarschijnlijk) geen kans dat twee werknemers hetzelfde ID-nummer hebben, dus het is een perfecte primaire sleutel.

Op de tweede pagina van de wizard Tabelontwerp bepaalt u welk type gegevens in dat veld wordt ingevoerd. Een getal als EmployeeID is logisch als een geheel getal en tekstvelden zoals voor- en achternaam moeten tekst zijn (CHAR of VARCHAR). Als u de velden hebt gekozen in de vervolgkeuzemenu's in de wizard, moeten deze typen automatisch worden toegepast op de juiste velden.

Als het essentieel is dat een record een bepaald veld bevat (in ons voorbeeld, en de werknemer MOET een ID-nummer hebben), zorg dan dat u het vereiste item instelt op waar voor dat veld, zoals in de bovenstaande schermafbeelding. Dit kan ervoor zorgen dat alle nieuwe items, ongeacht wie het heeft gedaan, de regels van uw database moeten volgen.

Op de volgende pagina wordt u gevraagd een primaire sleutel in te stellen. Zoals hierboven vermeld, is het over het algemeen een goed idee om één kolom in uw tabel als primaire sleutel te gebruiken. Onthoud dat voordat het als primaire sleutel fungeert, elk veld in die kolom uniek moet zijn voor die tabel. Als u de voorbeelden volgt, zou u EmployeeID als de sleutel gebruiken, omdat u er betrouwbaar vanuit kunt gaan dat elke gebruiker een andere heeft.

Nadat u uw tabel een naam hebt gegeven, bent u klaar met het instellen van uw database en tabellen. Voordat u doorgaat, heeft u de mogelijkheid om in de wizard te blijven om uw eerste formulier te maken, wat we zullen doen voor deze handleiding.

Formulieren maken

Elke database kan informatie opslaan, maar tools zoals Base en Access gaan nog een stap verder en stellen u in staat om de interface te maken voor het bekijken en manipuleren van uw gegevens. Als je doorgegaan bent met de wizard, ben je nu op een plek waar je die formulieren kunt bouwen.

Een formulier in Base-termen lijkt een beetje op een webpagina: het is een visuele plaats om de informatie in uw tabellen te bekijken, in te voeren en te beheren. Uw formulier kan worden opgemaakt hoe u ook kiest en alleen de informatie die u selecteert weergeven. Dit voorbeeld bouwt een formulier op uit de velden ID, Naam en Titel .

De meeste opties van de Formulierenwizard zijn niet kritisch en kunnen veilig worden genegeerd. Controleer echter het lay-outgedeelte en stap 6 in de wizard om te bepalen of het formulier alleen-lezen moet zijn.

Conclusie

Nu u weet hoe u een database moet maken, tabellen kunt maken en bewerken en de basis van formulieren kunt gebruiken, kunt u Base gebruiken als basis voor een aantal ongelooflijk nuttige toepassingen. Software zoals Base wordt gebruikt door talloze organisaties, groot en klein, omdat het u in staat stelt om veel van de voordelen van een op maat geschreven databasetoepassing te verkrijgen zonder dat u daadwerkelijk een database-applicatie hoeft te schrijven. Als je ervaringen hebt gehad met Base of vergelijkbare software, laat het ons dan weten in de comments.