Naarmate we een tijdperk van cloudopslag ingaan, zijn er vele voordelen en nadelen die daarmee gepaard gaan. Toegang tot uw bestanden en documenten waar ter wereld u ook bent, is een erg leuke functie, maar wat gebeurt er als u geen toegang hebt tot internet? Plots zijn al die handig opgeslagen bestanden buiten uw bereik! Als gevolg hiervan hebben sommige cloudopslagbedrijven methoden ontwikkeld om offline toegang te krijgen tot een cacheversie van uw cloud. Dit omvat Google, die zijn cloudservice heeft ingesteld, zodat u Google Documenten offline kunt gebruiken.

Voordat we ingaan op hoe dit te doen, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Ten eerste omdat dit een Chrome-extensie installeert om de offline functies te activeren. Dit kan niet in een andere browser dan Chrome worden gedaan. Ten tweede zijn al uw documenten in Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen offline beschikbaar, maar uw geüploade bestanden in uw Drive zijn dat niet. Ten derde moet u online zijn om deze opties in te stellen, dus u moet dit doen voordat u Google Documenten offline wilt gebruiken. Als deze beperkingen te veel zijn, kunt u het gedeelte "Alternatieve opties" hieronder raadplegen om andere beschikbare methoden te bekijken.

Offline Google Docs openen

Als u Google Docs offline wilt gebruiken, moet u toegang hebben tot de instellingen van Google Drive in Chrome. U kunt dit doen door naar Google Drive te gaan en rechtsboven op de tandkrans te klikken, gevolgd door Instellingen. U kunt het ook openen door op deze link te klikken als u al bent aangemeld bij Google.

Een nieuw venster verschijnt. Zoek in dit venster de optie Offline en vink het vakje aan. U kunt aan de hand van de helptekst zien dat dit is wanneer de eerder genoemde extensie is toegevoegd.

Chrome waarschuwt u dat de extensie vraagt ​​om te worden geïnstalleerd. Klik op de knop "Add Extension" om het proces te voltooien.

Synchroniseren van specifieke bestanden

Als u nu offline gaat en Google Documenten probeert te openen, wordt er in plaats daarvan een speciale offline-versie geladen. Deze versie gebruikt de bestanden die zijn gesynchroniseerd voor offline gebruik. Hoewel je waarschijnlijk zult merken dat de meeste van je bestanden gesynchroniseerd zijn, hebben sommigen misschien 'het net uitgegooid'. Dit betekent dat sommige bestanden nog steeds niet beschikbaar zijn, hoewel je offline toegang hebt ingeschakeld.

Als er een specifiek bestand is waarvan u zeker wilt weten dat het offline beschikbaar is, is er een manier om het te forceren om te synchroniseren. Deze zelfde methode werkt voor Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen, dus maak je geen zorgen over welk soort bestand je wilt synchroniseren!

1. Zoek het bestand dat u offline wilt openen. Klik op de drie puntjes in de buurt van de bestandsnaam en schakel vervolgens de schakelaar "Beschikbaar online" in Aan. De schakelaar schuift naar rechts en wordt blauw om aan te geven dat hij is ingeschakeld.

2. Na een korte periode verschijnt er een klein pictogram van een vinkje boven een regel in uw bestand. Dit betekent dat het nu gegarandeerd beschikbaar is als je offline bent. Om ervoor te zorgen dat je er offline toegang toe hebt, ontkoppel je van internet, gebruik je Google Docs offline en probeer je het bestand te openen. Als je kunt, wordt het bestand gesynchroniseerd.

Alternatieve opties

Als u geen Chrome gebruikt, Google Drive-bestanden offline wilt gebruiken of het idee om een ​​extensie alleen voor offline toegang te installeren niet leuk vindt, hoeft u zich geen zorgen te maken! Er zijn nog steeds manieren om offline naar uw bestanden te gaan.

De optie Google Drive voor pc

Voor deze optie moet Google Drive voor pc worden geïnstalleerd. Als je ooit software als Dropbox voor desktop hebt gebruikt, lijkt dit erg op elkaar. Er wordt een speciale Google Drive-map op uw pc geïnstalleerd en vervolgens worden de bestanden van Google Drive hierin gesynchroniseerd. Dit betekent dat wanneer u een bestand in die map bewerkt, het dit automatisch synchroniseert naar Google Drive en omgekeerd. Omdat de bestanden worden opgeslagen als harde kopieën op uw harde schijf, betekent dit ook dat u toegang hebt tot uw bestanden als u offline gaat. Open eenvoudig de map Google Drives op uw harde schijf en open het bestand dat u wilt gebruiken.

Helaas zullen bestanden die in Google Documenten, Presentaties, Spreadsheets en Tekeningen zijn gemaakt, worden gesynchroniseerd met uw harde schijf, maar ze zullen niet correct worden geopend als ze offline zijn, tenzij u de synchronisatie instelt volgens de bovenstaande stappen. Als u deze bestandstypen wilt gebruiken, kunt u deze het beste als hardcopy downloaden voordat u offline gaat.

De downloadoptie

Als u offline naar Google Doc-bestanden wilt gaan, kunt u een hardcopy naar uw computer downloaden. Vervolgens kunt u ze openen in uw favoriete kantoorsuite, net als in een gewoon bestand. Hiertoe klikt u met de rechtermuisknop op een bestand in uw Google Drive en klikt u op Downloaden. Hiermee wordt een fysieke kopie naar uw harde schijf gedownload in een bestandsindeling die Microsoft Office ondersteunt.

U kunt zelfs CTRL-klikken op meerdere bestanden om ze te downloaden en Google zal ze automatisch voor u bundelen in een .zip-bestand.

Als u een bestand in een niet-Microsoft Office-indeling nodig hebt, opent u het bestand dat u wilt opslaan. Klik op Bestand, Downloaden als en vervolgens de gewenste bestandsindeling.

De schijf onderhouden

Omdat cloudgebaseerde opslag steeds populairder en handiger wordt, kun je soms betrapt worden zonder een verbinding of toegang tot je bestanden. Met de bovenstaande oplossingen kunt u Google Documenten nu offline gebruiken als de omstandigheid zich voordoet.

Bent u ooit gehinderd als u geen toegang hebt tot bestanden in de cloud? Gebruik je wolken, of doen traditionele media zoals USB-drives het werk voor je? Laat het ons hieronder weten in de reacties.