Het ontwerpen van documenten in Word kan een mix van ongelooflijk gemakkelijk en pijnlijk moeilijk zijn. Bepaalde taken zijn pijnloos, terwijl het verplaatsen van afbeeldingen in een document een mijnenveld is met onverwachte gevolgen.

Als je vaak met dezelfde soorten documenten werkt, kun je merken dat je steeds weer dezelfde stilistische aanpassingen maakt, maar je kunt jezelf de moeite besparen. Het is gemakkelijk om een ​​bestaand Word-document als een sjabloon op te slaan, waarbij de styling- en starterstekst voor nieuwe documenten behouden blijft. U kunt ook een geheel nieuwe sjabloon maken, waarop u nieuwe documenten kunt baseren.

Op de juiste manier in Word stylen

Voordat we over sjablonen praten, moeten we praten over de juiste manier om tekst in Word te stijlen. Als u Styles in Word niet gebruikt (dat wil zeggen, tekst rechtstreeks stylen), hebt u twee problemen.

Ten eerste, je doet alles op de moeilijkst mogelijke manier. Ten tweede zijn uw sjablonen slechts van beperkt nut. Het maken van koppen door tekst te selecteren, de lettergrootte in te stellen op 24 en deze vetgedrukt te maken (en deze vervolgens ongedaan te maken in de volgende regel!) Is een frustrerende verspilling van tijd.

Doe jezelf dat niet aan! Investeer tien minuten om te leren hoe de stylingtools van Word werken en u bespaart op de lange termijn uren. Hieronder volgen enkele basistips voor het effectief stylen:

  • Gebruik altijd Titel en Normale stijl als onderdeel van een document. Je kunt dit vinden in de Home-sectie van het lint onder het gedeelte "Stijlen".
  • Terwijl je aan het leren bent, begin je met de bestaande stijlen en overschrijf je ze met je gewenste stijlkeuzes. Met de bestaande stijlen kunt u de 'structuur' van uw documenten instellen, wat cruciaal is voor sjablonen.
  • Als u een bestaande stijl wilt aanpassen, styleert u de tekst rechtstreeks totdat deze er uitziet zoals u wilt, klikt u met de rechtermuisknop op de stijl die u wilt vervangen en kiest u 'Bijwerken [Stijl] om overeen te komen met selectie'. U kunt ook met de rechtermuisknop op de stijl klikken. en kies 'Wijzigen', maar dat kan een beetje lastiger zijn om goed te krijgen.
  • In plaats van twee keer op Enter te drukken onder een kop, gebruikt u de lintsectie "Alinea" om de juiste tekstafstand te krijgen.
  • Ontvang geavanceerde tekstopties, zoals letterafstand, uit het menu "Lettertype" door op de kleine pijl rechtsonder in het lintmenu "Lettertype" te klikken. Dezelfde truc werkt voor elk lintmenu!

Uw sjabloon opslaan

Als uw sjabloon eenmaal is opgebouwd of uw document is geopend, kunt u deze opslaan als een Word-sjabloon om later te gebruiken.

1. Klik op "Bestand" en kies vervolgens "Opslaan als" in het menu aan de linkerkant.

2. Dubbelklik in Office 2016 op "Deze pc". Dubbelklik in andere versies van Word op "Computer".

3. Typ de gewenste naam voor uw sjabloon in het vak Bestandsnaam. Gebruik spaties en hoofdletters om het er leuk uit te laten zien; je ziet deze sjabloonnaam later in de sjabloonkiezer van Word.

4. Klik op het dropdown-menu Indeling en kies "Word Template (* .dotx)" in de lijst.

5. Office gaat automatisch naar de standaardmap voor aangepaste Word-sjablonen op uw computer. Klik op de knop "Opslaan" om de nieuwe sjabloon op te slaan.

Uw sjabloon openen en gebruiken

Nadat u uw sjabloon hebt opgeslagen, wilt u er nieuwe documenten mee maken. Trouw aan de naam, zal het creëren van een nieuw document met deze sjabloon het sjabloonbestand zelf niet wijzigen. U maakt een nieuw, niet-opgeslagen document met de stijl- en documentinstellingen die vanuit uw sjabloon zijn gekopieerd.

Als u de sjabloon later nog moet bewerken, kunt u natuurlijk een nieuw document openen met de sjabloon, uw wijzigingen aanbrengen en vervolgens de bewerkte sjabloon opslaan boven de oorspronkelijke sjabloon, waarbij de verouderde versie wordt overschreven.

1. Kies "Bestand" en vervolgens "Nieuw" om een ​​nieuw document te maken.

2. Klik op "Persoonlijk" naast "Uitgelicht" om uw opgeslagen sjablonen te bekijken. Klik niet op "Persoonlijk" onder "Voorgestelde zoekopdrachten", die online sjablonen zoeken.

3. Klik op uw sjabloon om een ​​nieuw document met dezelfde opmaak te openen.

Conclusie

Sjablonen zullen bestaande opmaak en tekst opslaan. Dit kan u een belangrijk voordeel opleveren bij het invullen van formulieren of het regelmatig maken van vergelijkbare documenten. Als u veel documenten maakt met dezelfde basisindeling of dezelfde startinhoud, zijn sjablonen een belangrijk moment en vervelend saver.

Ze zorgen ook voor consistentie tussen documenten en organisaties. Door het sjabloonbestand te delen, kunt u ervoor zorgen dat andere mensen in uw bedrijf, afdeling of team dezelfde stijlregels volgen als u bent. Het kan u ook aanmoedigen om vaker aantrekkelijke ontwerpen te maken. Immers, als u al een sjabloon hebt met een geweldig headerontwerp dat klaar is om te gaan, hoeft u geen tijd te verspillen met het telkens opnieuw ontwerpen van een aantrekkelijk document. En goed ontworpen documenten maken indruk op iedereen, van huisgenoten tot bazen en investeerders.