Veel internetgebruikers hebben zich tot webgebaseerde e-mail gewend en gebruiken dit als hun primaire middel voor elektronische communicatie. Sommige bedrijven hebben zelfs "cloud computing" -oplossingen geïmplementeerd, waarbij het afleveren en ophalen van e-mails wordt afgehandeld door een extern bedrijf. Niettemin zijn er veel redenen waarom een ​​gebruiker nog steeds de voorkeur zou geven aan een traditionele e-mailclient. Daarom bieden zelfs de bovengenoemde webgebaseerde e-maildiensten vaak nog steeds POP3- en / of IMAP-service aan.

KMail, de e-mailclient van KDE, is een robuuste en nog steeds erg populaire keuze voor diegenen die toch liever hun e-mails op hun bureaublad hebben, zelfs wanneer ze offline zijn. Het maakt deel uit van de Kontact PIM (Personal Information Management) -suite en biedt veel nuttige en unieke functies. Een van die functies is de mogelijkheid om geavanceerde e-mailsjablonen te maken.

Met name bedrijven en organisaties zullen deze functie nuttig vinden. Stel dat uw bedrijf online bestellingen ontvangt en dat u aangepaste antwoorden naar elke klant moet sturen. De meeste e-mails die u verzendt, bevatten identieke informatie, maar de naam en andere contactgegevens moeten anders zijn. Met KMail kunt u dergelijke sjablonen maken en zelfs KMail programmeren om ze in bepaalde situaties te gebruiken.

Om te beginnen met het maken van een sjabloon, doet u het volgende:

1. Klik in het menu op " Instellingen "

2. Klik op " KMail instellen "

3. Klik op de knop " Composer "

4. Klik bovenaan op het tabblad " Aangepaste sjablonen " (u kunt ook huidige sjablonen bewerken op het tabblad "Standaardsjablonen")

5. Linksboven bevindt zich een tekstvak. Typ de naam van uw sjabloon en klik op de plusknop om deze te maken

6. Selecteer rechtsonder in het vak ' Sjabloontype ' het type dat u nodig hebt. Als het voor nieuwe berichten is, laat het op "Universal"

7. Klik onderaan op " Opdracht invoegen "

Er verschijnt een menu met verschillende opties: Origineel bericht, Huidig ​​bericht, Verwerken met externe programma's en Diversen. Voor dit voorbeeld maakt u een antwoordbericht.

8. Kies in het menu "Huidige bericht" de optie " Tijd " en druk tweemaal op Enter

9. Kies " Dag van de week " uit het "Huidige bericht" en kies vervolgens "Datum"

10. Sla vervolgens een paar regels over en typ het woord " Beste ", gevolgd door een spatie

11. Keer terug naar het menu "Original Message" en klik op " To Field Name "

12. Typ 'Onze gegevens geven aan dat u contact hebt opgenomen met onze verkoopafdeling', typ een spatie en kies 'Datum' in het menu 'Originele berichten'.

13. Sla meerdere regels over en voer in het menu "Huidige bericht" een slotverklaring in, gevolgd door uw handtekening

14. Sla ten slotte nog een paar regels over en typ " % QUOTE "

De uiteindelijke antwoordsjabloon ziet er als volgt uit:

00:00 uur
Zondag 3 januari 2010

Beste So-and-So,

Uit onze gegevens blijkt dat u op zondag 3 januari 2010 contact hebt opgenomen met onze verkoopafdeling.

Lichaam van uw bericht

Uw afsluiting en handtekening

Geciteerd origineel bericht

Dit is een basissjabloon om u een idee te geven van de flexibiliteit die u ermee hebt. U kunt meerdere sjablonen maken voor verschillende situaties en ontvangers. Wanneer u een e-mail ontvangt die een antwoord vereist met een van de sjablonen die u hebt gemaakt:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bericht

2. Selecteer "Antwoord"

3. Ga omlaag naar "Beantwoorden met aangepaste sjabloon"

4. Selecteer uw sjabloon

Evenzo, als u een nieuw bericht maakt:

1. Klik op "Bestand" in het bovenste menu

2. Selecteer "Nieuw"

3. Selecteer "Bericht van sjabloon"

4. Klik op uw sjabloon.

Zoals ik eerder al zei, kunt u bepaalde sjablonen toepassen op bepaalde e-mailontvangers. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door een map te maken voor de ontvangers van een bepaalde sjabloon en vervolgens een filter te maken waarmee automatisch een bericht van of naar een bepaalde e-mail naar die map wordt verplaatst (we zullen volgende week leren filteren). Tot slot, doe het volgende:

1. Klik met de rechtermuisknop op de nieuwe map

2. Klik op "Eigenschappen"

3. Klik op het tabblad "Sjablonen"

4. Vink "Gebruik aangepaste berichtsjablonen in deze map" aan

5. Pas de gegeven sjablonen aan of kopieer en plak de aangepaste sjablonen die u eerder hebt gemaakt.

Zodra u uw sjablonen hebt gemaakt, is het gebruik ervan slechts een kwestie van een paar klikken. Je kunt ook teruggaan en ze aanpassen wanneer je iets veranderd wilt hebben. Met aangepaste sjablonen loopt alles wat u ooit deed, wat u zo moeizaam deed, nu soepel en snel.