Soms wanneer u een document downloadt van internet, zult u merken dat het in een .PDF-indeling aankomt. Je hebt misschien ook gemerkt dat het moeilijk (zo niet onmogelijk!) Is om het te bewerken, en het vereist een eigen lezer om te openen. Voor nieuwere gebruikers lijkt dit een verwarrende keuze aan documentbestandstypen. Waarom gebruiken mensen PDF-bestanden? Zou iets als een .DOCX-bestand niet beter zijn?

In werkelijkheid zijn PDF-bestanden erg handig in wat ze doen! Ze zijn een manier om documenten lang digitaal te verzenden en zien geen tekenen van binnenkort verdwijnen. Dus waarom gebruiken mensen PDF-bestanden bij het verzenden van documenten, en waar kun je ze gebruiken in je dagelijks leven?

Gerelateerd : Hoe bestanden opslaan als PDF in Windows 10 zonder aanvullende software

De voordelen van PDF-bestanden

Om uit te leggen, laten we teruggaan naar de vraag: " zal niet. DOCX-bestanden worden beter. "Het probleem hierbij is dat iedereen het goed zou vinden om een ​​DOCX-bestand op hun apparaten te gebruiken. DOCX is een extensie die is voortgekomen uit Microsoft Word. Als andere mensen het document willen openen, moeten ze ofwel Word gebruiken of een teksteditor gebruiken die DOCX-bestanden kan openen / importeren. Zelfs als ze kunnen, kan de opmaak in het proces verstrikt raken. Dit maakt het een beetje lastig om ervoor te zorgen dat iedereen het document kan lezen.

Gelukkig hebben veel besturingssystemen volledige ondersteuning voor PDF-documenten. Dit betekent dat we niet één document speciaal voor Microsoft Windows-gebruikers hoeven te maken, één voor iOS, één voor Linux - we kunnen het gewoon in een PDF-bestand plaatsen en iedereen kan het lezen.

Wanneer gebruiken. PDF-indeling

Als zodanig is de beste tijd om een ​​PDF-bestand te gebruiken wanneer u geen idee hebt in welk besturingssysteem het bestand wordt geopend. Stel dat u een handboek opstelt voor een website die gebruikers kunnen downloaden. Deze website kan worden bezocht door mensen op Windows, iOS, Linux en mobiele apparaten, dus we moeten rekening houden met ieders behoeften. In dit geval kalmeert het gebruik van het .PDF-formaat iedereen zonder dingen ingewikkeld te maken.

Nog beter: wanneer mensen het handboek downloaden, kan het automatisch openen in de browser van de gebruiker. Browsers zoals Chrome en Firefox hebben ingebouwde PDF-viewers, zodat mensen uw document snel en gemakkelijk kunnen lezen.

Het is ook geweldig als u documenten via e-mail verzendt. Wanneer u een document (zoals uw CV) naar iemand wilt verzenden, kunt u hiervoor een DOCX-bestand gebruiken. Dit kan in orde zijn als de ontvanger op hun pc staat, maar als ze op hun telefoon zijn, kan het voor hen lastig zijn om het document te lezen. In deze situatie zou u een PDF-versie kunnen toevoegen om alle bases te dekken.

Gerelateerd : Een PDF maken met invulbare formulieren in LibreOffice

Nadelen van .PDF-indeling

Als iemand je ooit een document in het .PDF-formaat heeft gestuurd en je het wilt bewerken, heb je al een van de grootste nadelen ervaren! Om op meerdere besturingssystemen te worden weergegeven, lijkt een PDF-bestand meer op een digitale opname van het originele document dan een daadwerkelijk document. Als zodanig is het bewerken van een DOCX-bestand versus een PDF-bestand enigszins vergelijkbaar met het bewerken van de tekst op een whiteboard versus het bewerken van een foto van het whiteboard. Het is mogelijk, maar een stuk lastiger!

Wanneer het .PDF-formaat niet moet gebruiken

Gebruik het .PDF-formaat niet wanneer u een "live document" wilt dat anderen kunnen bewerken. U kunt bewerkbare velden toevoegen aan een PDF-bestand, maar voor volledige bewerking is het .PDF-formaat niet ideaal. Hopelijk, als u met anderen samenwerkt, weet u welke besturingssystemen zij gebruiken en kunt u overeenstemming bereiken over een bestandstype dat voor iedereen geschikt is. Op zijn minst kan iedereen een cloud-gebaseerde documentservice gebruiken, zoals Google Docs. Bewaar PDF's voor wanneer u iedereen nodig hebt om een ​​document te kunnen lezen ; gebruik het niet wanneer iedereen het zou moeten kunnen bewerken .

Documentbeslissingen

Gezien hoe verschillend ze zijn van andere documenten, kan het verwarrend zijn waarom het .PDF-formaat überhaupt wordt gebruikt. Nu weet je waarom en hoe ze worden gebruikt, evenals enkele gevallen waarin het beter is om ze te laten.

Hoeveel gebruik je PDF-bestanden in je dagelijks leven? Vertel het ons hieronder!