Tijdens vergaderingen zijn er meestal veel sprekers die verschillende agenda's hebben te dekken. Het is gemakkelijk om je te vervelen tijdens vergaderingen en sommige dingen die worden gezegd uit het oog te verliezen. Hoewel dit prima is voor reguliere deelnemers aan vergaderingen, is dit een groot probleem voor mensen die verantwoordelijk zijn voor het opnemen van de notulen van de vergadering. Ze moeten goed letten op alles wat in de vergadering wordt genoemd. Maar dit is niet het moeilijkste deel van het opnemen van vergaderminuten; het moeilijkste is om de minuten te sorteren in de juiste categorieën en ze naar je bazen te sturen.

Dit laatste deel is wat de meeste tijd verbruikt. Alles in het juiste formaat zetten om te worden gemaild met uw superieuren, kan verrassend veel tijd kosten. Maar die tijd kan drastisch worden verminderd als u een webservice gebruikt met de naam "MinuteIO".

Invoering

MinutesIO is een prachtige en gratis webservice waarmee gebruikers hun vergaderminuten kunnen opnemen. De site is zo ontworpen dat u uw laptop rechtstreeks in de vergadering kunt dragen en minuten kunt opnemen. Zonder dat u zich hoeft aan te melden voor nieuwe accounts, kunt u met MinutesIO beginnen met het invoeren van de details van een vergadering, het opnemen van minuten, het toewijzen van categorieën, vervaldatums en onderwerpen. Nadat de vergadering is afgelopen, kunnen uw opgenomen minuten via e-mail worden gedeeld met uw meerderen. Het hele proces is extreem snel en effectief.

Gebruik

Wanneer u MinutesIO bezoekt, klikt u eenvoudig op de grote groene knop om te beginnen. De site vraagt ​​u niet om nieuwe accounts aan te maken - het slaat informatie lokaal op in uw browser; dit verklaart voor de snelle reactietijd van de tool.

Als u op de knop klikt, wordt een nieuwe interface geopend voor het opnemen van vergaderminuten. U kunt beginnen met het vastleggen van de details van de vergadering - titel, locatie, tijd, project, enz. - door op de tekst te klikken die op de webpagina wordt weergegeven.

U kunt de tekst op de vergaderingspagina aanpassen aan uw vereisten en aan uw vergadering. Naast het invoeren van de naam van uw bedrijf en de locatie van de vergadering, kunt u uw e-mailadres invoeren, de e-mails van de deelnemers of personen met wie u later de minuten deelt. U kunt ook optioneel een beschrijving voor de vergadering toevoegen.

Het gebied waarin u minuten kunt opnemen, werkt op dezelfde manier: u klikt op tekst en typt om het te bewerken. Voor elke minuut kunt u een onderwerp toevoegen in het meest linkse deelvenster, vervolgens het type minuut selecteren, er een notitie voor toevoegen, selecteren door wie u op de vergadering hebt gesproken en optioneel een vervaldatum selecteren voor taken die later worden voltooid. .

Als u klaar bent met de vergadering en de minuten wilt afronden, kunt u op het vinkje (ü) klikken dat links wordt weergegeven.

Hierna worden uw minuten afgerond en kunt u de deelvensters voor delen, afdrukken en bewerken bekijken op dezelfde plek waar u het vinkje hebt gevonden.

Met de verzendknop kunt u de notulen van de vergadering delen met iedereen met wie u ze wilt delen via e-mail. Voordat u de e-mail verzendt, krijgt u het voorbeeld te zien.

U kunt zowel de ontvangers van de e-mail als de hoofdtekst wijzigen. In het hoofdgedeelte ziet u dat uw vergaderingsnotulen daadwerkelijk op een geheime URL worden gepubliceerd. U kunt de URL hier vandaan kopiëren en deze direct met vrienden delen zodat zij de minuten kunnen bekijken zonder een e-mail te sturen. Als u op elk gewenst moment naar uw minuten wilt terugkeren, kunt u MinuteIO opnieuw bezoeken en op de bovenste knop in het linkerdeelvenster klikken om uw dashboard te bekijken. Hier kunt u uw opgenomen minuten opnieuw bekijken, deze bewerken en delen.

Conclusie

MinutesIO is een tool van onschatbare waarde voor iedereen die notulen van vergaderingen wil opnemen. Door de gebruikers een intuïtieve interface aan te bieden om minuten te noteren zonder zich ergens voor te hoeven aanmelden, biedt de site ongekend gemak. Voor alle secretaresses of mensen wiens taak het is om vergaderingsgegevens op te nemen, is MinutesIO een website met verplichte bladwijzers.

Bekijk MinutesIO @ http://minutes.io/