Een van de grotere voordelen van het werken aan een document in de cloud is de mogelijkheid om het in realtime te delen. U hoeft niet langer bewerkingen door te geven om te proberen een samenhangend document te behouden; nu kan iedereen op hetzelfde document inloggen en zelfs tegelijkertijd bewerken. Hoewel het zeer nuttig is, zijn er problemen die zich natuurlijk voordoen wanneer meerdere personen hetzelfde document bewerken. Op een dag zou je het document kunnen openen om te ontdekken dat er veel bewerkingen hebben plaatsgevonden, waarvan je sommige niet eens bent!

Gelukkig is er met elke goede software die gezamenlijke bewerking mogelijk maakt, te achterhalen wie welke wijzigingen heeft aangebracht en deze terug te zetten naar een eerdere versie. Ga als volgt te werk in Google Documenten.

Bewerkingen bekijken

In dit voorbeeld analyseren we een document dat bewerkingen heeft ondergaan. Iemand heeft geprobeerd een afbeelding toe te voegen aan dit artikel over Toetanchamon, maar daarbij hebben ze per ongeluk een alinea verwijderd boven de afbeelding waarin zijn vroege leven en ouders werden besproken.

Gelukkig kunnen we de alinea nog steeds herstellen, ook al is deze verwijderd. Klik eerst op "Bestand" en vervolgens "Zie revisiegeschiedenis." U kunt ook op de sneltoets "Ctrl + Alt + Shift + H" drukken, hoewel dit wellicht moeilijk te onthouden is!

De revisiegeschiedenis wordt weergegeven. Wat hier gebeurt, is dat Google Documenten verschillende staten van het artikel onthoudt terwijl het wordt geschreven. Het logt ook wie welk bericht heeft geschreven, dus u kunt terugkijken en zien wie het document heeft bewerkt.

Als we de geschiedenis doornemen, kunnen we zien dat ons document door Paul is bewerkt:

We kunnen op elke revisie klikken om de wijzigingen te zien die zijn aangebracht in die versie van de geschiedenis van het document. Let op: u moet op het vakje "Wijzigingen tonen" onderaan de revisiegeschiedenis klikken om ze te bekijken.

Wanneer u de wijzigingen in een revisie bekijkt, wordt elke tekst die is bewerkt, in dezelfde kleur gekleurd als de gebruiker die deze heeft bewerkt. In dit geval is de kleur van Paul paars, dus al zijn bewerkingen worden paars weergegeven. Gekleurde tekst met een streep er doorheen is wat de gebruiker heeft verwijderd, terwijl gekleurde tekst zonder een streep er doorheen is toegevoegd.

Als we de bewerkingen doorlopen, kunnen we het moment zien waarop Paul per ongeluk onze alinea heeft verwijderd:

Nu we weten wanneer de bewerking is gemaakt, is het tijd om het te herstellen!

Revisies herstellen

Eerst selecteren we de revisie net voordat de alinea is verwijderd.

Nu is links bovenaan een knop genaamd 'Deze revisie herstellen'. Klik hierop.

Klik vervolgens op "Herstellen" in de pop-up die verschijnt.

Het document keert nu terug naar zijn oude staat. Merk op dat alle herzieningen die na het tijdstip van deze specifieke herziening zijn gemaakt, nog steeds worden opgeslagen. Als u teruggaat naar een oudere revisie, worden bewerkingen die daarna zijn doorgevoerd, niet automatisch gewist of overschreven. We kunnen dit gebruiken om de inhoud die in de nieuwere revisies is toegevoegd over te zetten naar deze, zodat we de verwijderde alinea kunnen behouden en er tegelijkertijd voor zorgen dat het werk van onze bijdrager nog steeds intact is.

Functie 'Suggestie' van Google Doc

Als u in de toekomst deze hoofdpijn wilt vermijden, vertel uw auteurs dan om "Suggesting-modus" in te schakelen. U kunt dit doen door te klikken op het vak in de rechterbovenhoek met de tekst "Bewerken" en dit te wijzigen in "Suggesting". van het schrijven, is er geen manier om auteurs te dwingen deze modus te gebruiken, dus u moet ze vragen om dit handmatig te doen. Als u allebei het bestand tegelijkertijd bewerkt, kunt u dit doen via de chat van het document.

Wanneer mensen het document bewerken met suggesties ingeschakeld, worden de wijzigingen weergegeven als een suggestie in plaats van als een daadwerkelijke bewerking. Dit betekent dat je fysiek geen tekst kunt verwijderen; als je het probeert, markeert Google Documenten gewoon de tekst die moet worden verwijderd. Als u iets toevoegt, voegt Google Docs het toe als een voorgestelde toevoeging aan het artikel. Een log van elke bewerking verschijnt aan de rechterkant en geeft de auteur de mogelijkheid om hun bewerkingen uit te leggen als ze dat willen.

Om de wijzigingen 'echt' te maken, moeten ze worden geaccepteerd of geweigerd. Dit wordt gedaan door de vakken die rechts van eventuele wijzigingen verschijnen.

Als u op het selectievakje klikt, wordt de bewerking geaccepteerd en geïmplementeerd in het juiste document. Als u op het kruissymbool klikt, wordt de wijziging teruggezet op wat het oorspronkelijk was. In het bovenstaande voorbeeld hadden onze bijdragers suggesties gebruikt om hun bewerkingen uit te voeren. Daarom hadden we het toevoegingsverzoek voor hun afbeelding en alinea geaccepteerd en weigerden we het verwijderingsverzoek voor onze eigen alinea. Veel makkelijker!

Bewerkingen bewerken

Wanneer u samenwerkt met anderen, kan het frustrerend zijn om te zien of belangrijke onderdelen per ongeluk zijn verwijderd of gewijzigd. Met de revisiegeschiedenis kunt u de laatste ideale staat van het document verplaatsen en ernaartoe terugkeren. Nog beter: met de "Suggesties" -modus ingeschakeld, kunt u elke wijziging doornemen en goedkeuren of weigeren zoals u wilt.

Gebruik je regelmatig Google Documenten om samen te werken aan documenten? Laat het ons hieronder weten!