Dit artikel maakt deel uit van de Google Office Suite-reeks:

  • 5 Essentiële tips en trucs voor Google Documenten die u moet kennen
  • 5 tips en trucs voor Google-dia's die u moet proberen
  • Google-bladen gebruiken: belangrijke tips om aan de slag te gaan

Sinds de start van Windows is Microsoft Excel het startpunt geweest voor het aantal crunchings, spreadsheets, facturen en alle andere dingen in het leven die je wilt organiseren in oneindige rasters van rijen en kolommen.

Maar sinds de Cloud bekendheid kreeg, is Google Spreadsheets het programma bij uitstek geworden voor veel mensen. Het is misschien niet zo rijk aan functies als Excel, maar er is veel meer in de buurt dan het eerste lijkt.

Hier zijn enkele tips en trucs voor het gebruik van Google Spreadsheets die ervoor moeten zorgen dat u een soepele start krijgt.

Gerelateerd : 10 invoegtoepassingen voor Google Spreadsheets die u moet gebruiken

1. Gegevens importeren uit een ander werkblad

U kunt Google Spreadsheets eenvoudig instellen om gegevens van een van uw spreadsheets dynamisch in een andere te importeren. Dit is perfect als u de som van bepaalde resultaten in één spreadsheet wilt weergeven of als u een hele sectie van een tabel wilt verplaatsen. Houd er rekening mee dat dit niet hetzelfde is als het kopiëren van gegevens, omdat wanneer u de gegevens in het originele blad bijwerkt, deze ook worden bijgewerkt in degene die u importeert.

De formule hiervoor staat bekend onder de naam ImportRange en ziet er ongeveer zo uit:

 = IMPORTRANGE ( "1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SheetName A1: D200")

De lange cryptische code is de URL-naam van uw spreadsheet, die u na "spreadsheets / d /" vindt in de URL-balk. Waar hierboven de "Bladnaam" staat, moet u vervangen door de naam van het exacte blad waar u de gegevens van importeert, en vervolgens staat het bit achter het uitroepteken voor het bereik van rijen / kolommen waarvan u gegevens wilt ophalen.

2. Rijen en kolommen bevriezen

Wanneer u een spreadsheet maakt, in bijna elk geval, wilt u dat bepaalde informatie altijd op uw scherm wordt weergegeven. Als u bijvoorbeeld uw freelance-werk bijhoudt, wilt u dat koptekstgegevens zoals 'Bedrag betaald', 'Datum factuur' en 'Website' constant worden weergegeven, zelfs wanneer u de pagina omlaag scrolt.

Om dit te doen, moet je de rij of kolom die je altijd al hebt getoond, 'bevriezen'. Klik gewoon op 'Beeld -> Bevriezen' en selecteer vervolgens het aantal rijen of kolommen dat u wilt bevriezen. Als u een cel selecteert voordat u op 'Weergeven' klikt, krijgt u de optie om elke rij of kolom tot die cel te bevriezen.

3. Formulieren maken met Google Spreadsheets

Een weinig bekende maar briljante robuuste functie van Google Spreadsheets is de optie om formulieren en vragenlijsten te maken. Open een nieuw Google-blad, klik op 'Extra -> Een formulier maken' en u wordt naar de fraaie formuliervormingsapp van Google gebracht.

Het is vrij eenvoudig te gebruiken. U geeft het formulier een titel en beschrijving, geeft een vraag op waar het 'Vraag zonder titel' zegt en klikt vervolgens op 'Meerkeuze' als u het formaat wilt wijzigen naar waar mensen kunnen reageren (meerkeuze, checkboxes, dropdowns enzovoort) .

In de rechterbovenhoek van Formulieren ziet u ook een drietal opties waarmee u het uiterlijk van uw vragenlijst verder kunt aanpassen.

4. Afbeelding in een cel invoegen

Voordat u helemaal slim wordt en erop wijst dat het invoegen van afbeeldingen in Google Spreadsheets gewoon een kwestie is van klikken op 'Invoegen -> Afbeelding', wel, niet helemaal. Als u deze methode gebruikt, wordt een afbeelding boven aan uw spreadsheet weergegeven in plaats van netjes in een cel geplaatst.

Als u een afbeelding rechtstreeks in een cel wilt invoegen, klikt u op de cel en typt u =image("URL of the image you want to insert") . Standaard behoudt de afbeelding de beeldverhouding terwijl deze wordt aangepast aan de celgrootte, maar er zijn verschillende variaties die u op de formule kunt maken om de afbeelding / cel de gewenste grootte te geven.

  • =image("URL of the image", 2) - wijzigt de afbeelding naar de bestaande celgrootte
  • =image("URL of the image", 3) - afbeelding behoudt de oorspronkelijke grootte zonder de celgrootte te wijzigen

5. Voeg snel nummers toe

Het is een klassieke spreadsheet-functie en toch vreemd gemakkelijk om te vergeten. Gelukkig maakt Google Sheets het u relatief gemakkelijk. Als u snel de getallen in een rij of kolom wilt optellen, markeert u eenvoudig alles wat u wilt berekenen met de linkermuisknop en ziet u meteen de som van die getallen in de rechterbenedenhoek van Google Spreadsheets.

U kunt vervolgens op de som rechtsonder klikken en u krijgt een lijst met opties om in plaats daarvan naar het gemiddelde, kleinste aantal, grootste aantal enzovoort te kijken.

Als u een cel wilt hebben met de som van een groep cijfers in een rij of kolom, klikt u op de cel waar u het totaal wilt weergeven en typt u =sum(A1:A13) waarbij A1 en A13 de cellen zijn waar je wilt dat de nummers worden opgeteld.

6. Voorwaardelijke opmaak

Er gaat niets boven een beetje kleurcodering om alle Sheet-gegevens die vóór u worden weergegeven te vereenvoudigen. Als u automatische regels wilt instellen voor het opmaken en kleuren van cellen, klikt u op 'Opmaak -> Voorwaardelijke opmaak'.

In een venster aan de rechterkant ziet u nu een heleboel 'Voorwaardelijke opmaakregels'. Hier kunt u uw werkblad automatisch laten kleuren van een celrood, bijvoorbeeld als deze leeg is (een geweldige manier om meteen te weten of u dit nodig hebt om iemand te achtervolgen voor te late betalingen), of verfcellen die een bepaald woord bevatten een kleur naar keuze.

Er zijn hier genoeg opties, dus ga wild! Je spreadsheet is je canvas.

7. Een dropdown-optie toevoegen aan uw cel

Laten we zeggen dat u de inhoud van een cel wilt beperken tot slechts twee (of meer) waarden. De beste manier om dit te implementeren, is door een vervolgkeuzemenu toe te voegen. Om dat te doen, moet u een nieuw werkblad maken om de optiewaarden vast te houden.

1. Maak een nieuw blad door op het "+" pictogram op de onderste werkbalk te klikken.

2. Voer in het nieuwe blad uw optiewaarden in de eerste kolom in.

3. Selecteer de cel waarin u de vervolgkeuzelijst wilt invoegen naar het eerste werkblad (of het werkblad waaraan u werkt).

4. Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer "Gegevensvalidatie" (helemaal aan het einde van het contextmenu).

5. Selecteer in het veld "Criteria" "Lijst uit een bereik" en selecteer het werkblad, de kolommen en de cel in het veld "Gegevens". Vink de optie "Show dropdown list in cell."

6. Klik op OK. U zou nu het dropdown-veld moeten zien, waar u de inhoud van de cel kunt beperken tot een specifiek waardebereik.

Conclusie

De ideale situatie om een ​​spreadsheet bij de hand te hebben, is door een hele reeks regels te hebben die dingen zoals kleurcodering en berekeningen automatiseren, zodat u zo snel en efficiënt mogelijk kunt werken. Hopelijk helpen deze vijf tips u om dat te bereiken, de hierin opgenomen informatie een stuk duidelijker te maken en het soms steriele proces van het beheren van een spreadsheet op te vrolijken.