Een van de problemen met e-mailbijlagen en het gebruik van een browsergebaseerde e-mailclient is de hoeveelheid tijd die het kost om alle bijlagen te uploaden. Als u een langzame internetverbinding gebruikt, weet u hoe frustrerend het kan zijn om meerdere bijlagen naar een nieuw e-mailbericht te uploaden. Soms mislukken de verbindingen in het midden en moet je het proces opnieuw beginnen.

Als meerdere bestanden tegelijkertijd worden geüpload, kan de browser ook worden bevroren. Bijvoorbeeld: als u Firefox gebruikt en sommige PDF-documenten met een hoge bestandsgrootte probeert te uploaden, bestaat de kans dat Firefox niet meer reageert. In dergelijke situaties wordt het moeilijk om de diepgang te redden die je kostbare tijd doodt

Een ander probleem met bijlagen is wanneer u ze later wilt vinden. Als u elke dag tientallen e-mails verzendt en ontvangt, herinnert u zich mogelijk de datum en de daadwerkelijke berichtthread van de geüploade bijlage niet meer. In dergelijke situaties moet u het bestand op uw computer doorzoeken of een van de ontvangers vragen om u de bijlage door te sturen.

Wat als we een bureaubladtool kunnen gebruiken om bijlagen naar onze Gmail-account te uploaden? Wat als we gratis een online kopie van alle bijlagen bij een bestandshostingprovider kunnen opslaan? In deze tutorial leren we hoe we alle e-mailbijlagen automatisch kunnen archiveren naar een gratis hostingprovider (met Drop.io)

Bijlagen uploaden naar Gmail vanuit het bureaublad

Eerst moet u de Affixa-desktopclient downloaden. Met Affixa kun je bijlagen uploaden naar je e-mail met Drop.io, een populaire hostingservice voor bestanden. Je kunt Affixa ook gebruiken om de bijlagen toe te voegen aan je desktop e-mailclient, bijvoorbeeld Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra enz.

Nadat je Affixa hebt gedownload, installeer je het en voer je het programma uit. Klik op de knop "Toevoegen" om uw Gmail- of Yahoo-e-mailaccount toe te voegen, zoals hieronder wordt weergegeven

In de accountinstellingen kunt u de vervolgkeuzelijst 'Google Apps' of 'Gmail uit de' gebruikersnaam kiezen. Voer uw inloggegevens in en klik op "Test"

Affixa zal bevestigen of de gebruikersnaam en het wachtwoord correct zijn en een bericht weergeven zoals hieronder getoond:

Schakel nu over naar het tabblad "opties" en selecteer "Load Affixa on Startup" en "Load Affixa when I click an email address". Hierdoor wordt het programma automatisch opgeroepen wanneer u de bijlagen wilt toevoegen en hoeft u het programma niet handmatig uit te voeren.

Blader vervolgens naar het tabblad 'Bestandshosting' en kies de bijlageregels. Als u de Drop.io-service altijd wilt gebruiken om uw bijlagen te hosten, schakelt u het selectievakje "Gebruik de host van het bestand automatisch" in en schakelt u opnieuw het selectievakje "Gebruik altijd bestandshosting voor mijn bijlagen" in.

Klik nu op "Voorkeuren" en kies een wachtwoord voor de Drop. Een Drop is niets anders dan een locatie waar uw bijlage wordt geüpload (zie voorbeeld).

Door een wachtwoord in te stellen, kunnen alleen geselecteerde mensen uw bijlage zien en is deze niet openbaar. U kunt het wachtwoord van uw gemaakte "Drop" eenvoudig verzenden naar de ontvangers in het e-mailbericht.

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Vervalt een interval waarvoor u de drop wilt activeren. Het vervalinterval kan worden ingesteld van 1 dag tot 1 jaar. U kunt ook andere opties kiezen, waaronder of andere gebruikers een opmerking op uw bijlage kunnen plaatsen of dat ze nieuwe bestanden aan de door u gemaakte drop-up kunnen toevoegen.

Het instellingsgedeelte is voorbij, nu om een ​​bijlage te uploaden, klikt u gewoon met de rechtermuisknop op een bestand en kiest u Verzenden naar -> E-mailontvanger

U kunt het Affixa-programma ook handmatig starten en slepen en neerzetten om e-mails aan de Drop.io-mand toe te voegen. Wanneer alle bestanden zijn toegevoegd, klik je gewoon op "E-mail" en Affixa uploadt die bestanden naar Drop.io en voegt ze als bijlagen toe aan een nieuw Gmail-bericht. Het volgende bericht wordt weergegeven zodra alle bestanden zijn geüpload:

Open nu je Gmail-inbox vanuit de browser, ga naar de map Concepten en je ziet een nieuw bericht met het bestand als bijlage bij dat bericht, zoals hieronder getoond:

Stuur nu de e-mail naar wie je maar wilt. Nadat de e-mail is verzonden, ontvangt u onmiddellijk een melding van de Drop.io-service, zoals hieronder weergegeven:

Uw ontvangers kunnen de bijlage vervolgens downloaden met het beheerderswachtwoord of ze kunnen zich ook abonneren op de RSS-feed van de bijlage. Dit is erg handig, want wanneer u de betreffende berichtenthread wilt bijwerken en nieuwe bijlagen wilt toevoegen, hoeft u geen nieuw e-mailbericht te maken. U kunt eenvoudig de nieuwe bestanden uploaden op de Drop.io-pagina en uw geabonneerde ontvangers ontvangen een melding in hun inbox. Super goed!

Met de gratis versie van Affixa kunt u slechts één account gebruiken. U kunt de commerciële versie kopen als u geavanceerde opties wilt hebben die meerdere accounts ondersteunen.

Gebruikt u een service voor het archiveren van uw e-mailbijlagen? Deel uw ideeën alstublieft in de commentarensectie.