Het hebben van een pittige, duidelijke en beknopte handtekening in uw e-mails is uiterst belangrijk. Als freelance schrijver die voornamelijk in het online-domein werkt, zie ik dat mijn e-mailhandtekening dezelfde rol heeft als een visitekaartje uit de jaren '90.

Het is vrij eenvoudig om een ​​handtekening toe te voegen in Gmail: ga gewoon naar Instellingen in Gmail, scrol omlaag naar Handtekening en typ er een in. Maar de opties zijn hier beperkt, omdat het vrij beperkend is voor het plaatsen van de handtekening vóór of na de geciteerde tekst, en je moet telkens naar Instellingen gaan als je het wilt in- of uitschakelen.

Hier laat ik u zien hoe u de tool "Standaardantwoorden" kunt gebruiken om meerdere handtekeningen te maken en om gemakkelijk te kunnen kiezen welke u wilt gebruiken (indien aanwezig) telkens wanneer u een e-mail verzendt.

Ten eerste moet je standaardantwoorden inschakelen in Gmail Labs (waar je allerlei prachtige add-ons voor Gmail kunt vinden).

1. Klik in het postvak van Gmail op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek, Instellingen en klik vervolgens op het tabblad Labs.

2. Typ in het vak "Een lab zoeken" standaardantwoorden en druk op Enter. Standaardantwoorden moeten worden weergegeven onder 'Beschikbare Labs'. (Negeer het gedeelte waar het zegt dat het voor luie mensen is - we gebruiken het voor iets dat veel productiever is dan automatische antwoorden!) Klik op 'Inschakelen' en vervolgens 'Wijzigingen opslaan'.

Je hebt nu standaardantwoorden ingeschakeld, dus het is tijd om je handtekening (ken) te maken.

1. Klik op 'Opstellen' in Gmail alsof u een nieuwe e-mail schrijft.

2. Klik vervolgens op de kleine pijl in de rechterbenedenhoek van het venster Nieuw bericht -> Standaardantwoorden -> Nieuw standaardantwoord.

3. Typ een naam die u voor uw handtekening wilt onthouden in het tekstvak dat wordt weergegeven en klik vervolgens op OK.

4. Ga vervolgens opnieuw naar Ingeïntegreerde antwoorden in uw venster Nieuw bericht en klik op de naam van uw handtekening onder de invoegkop 'Invoegen'. De naam die u kiest voor uw handtekening verschijnt dan in de regel "Onderwerp" van uw e-mail.

5. Typ nu gewoon wat u wilt dat uw handtekening in het "body" -gedeelte van de e-mail staat (het gebied waar u normaal uw e-mailbericht zou typen).

Je handtekening er goed uit laten zien

Ik hou ervan om mijn handtekening in te voegen met twee streepjes, die het netjes van de rest van de e-mail scheidt. Vervolgens schrijf ik mijn naam op de eerste regel, mijn titel op de volgende regel, vervolgens een logo van het bedrijf of bedrijven waar ik op de derde regel werk of schrijf voor. Vanzelfsprekend, als je je Twitter-handvat, telefoonnummers, etc. wilt invoeren, dan kun je dat ook doen - het is tenslotte jouw handtekening!

Als u het logo van een site of bedrijf wilt gebruiken, kunt u dit doorgaans verkrijgen door met de rechtermuisknop op het logo op de website te klikken en vervolgens op "Afbeelding opslaan als ..." op te slaan. Als dat niet lukt, kunt u de Windows Snipping Tool gebruiken (Zoeken naar in het Start-menu.) om het logo uit te knippen en op te slaan als een afbeelding.

Nadat u het logo hebt opgeslagen, sleept u het vanaf de locatie waar het is opgeslagen naar het Gmail-venster waar u uw handtekening maakt. Het logo moet standaard in de handtekening in de "Best fit" -formaat verschijnen, maar u kunt de grootte ervan wijzigen door de hoeken van het logo te verslepen.

Nadat u uw handtekening hebt ingevoerd, is het tijd om deze op te slaan voor toekomstig gebruik. Klik op de pijl naast het pictogram van een prullenbak rechtsonder -> Standaardantwoorden en selecteer vervolgens de naam voor uw handtekening onder het kopje 'Opslaan'.

U hebt nu uw eerste handtekening gemaakt! Telkens wanneer u het in een e-mail wilt gebruiken, stelt u gewoon een e-mail samen, en wanneer u uw handtekening wilt invoegen, klikt u op de pijl in de rechteronderhoek -> Ingeblikte antwoorden. Selecteer vervolgens uw handtekening onder het kopje 'Invoegen'.

U kunt een hele lijst met handtekeningen maken met behulp van de bovenstaande methode, klaar om te kiezen en individueel te kiezen voor elke e-mail die u verzendt. Als u een van uw handtekeningen wilt bewerken, klikt u in Gmail op "Opstellen", voegt u het in met de methode in de laatste alinea en bewerkt u het vervolgens zoals u wilt.

Als u klaar bent met bewerken, slaat u uw handtekening op door op de pijl naast het pictogram van de prullenbak rechtsonderaan te klikken -> Ingeblikte reacties en vervolgens onder het subhoofd "Opslaan" te selecteren.

Het enige probleem met deze standaardresponshandtekeningenmethode is dat deze voornamelijk van toepassing is op de desktop. Als u de mobiele Gmail-app gebruikt, heeft u geen snelle toegang tot uw ingeblikte reactie, waardoor deze methode onbruikbaar is.

Conclusie

Ik worstelde altijd met de standaardhandtekeningenopties van Gmail en was verrast toen ik ontdekte dat deze verborgen functie, die meestal wordt gebruikt voor geautomatiseerde antwoorden, zo perfect zou zijn voor het maken en beheren van mijn eigen verzameling handtekeningen. Het laat zien dat soms een functie of app kan worden gebruikt voor een compleet ander doel dan waarvoor het lijkt bedoeld.

Beeldtegoed: handtekening