Als u Google Docs voor het grootste deel van uw werk gebruikt, merkt u misschien dat u steeds dezelfde documentlay-out gebruikt. In plaats van het kopiëren van opmaak en stijlen van oude documenten, is het veel gemakkelijker om een ​​sjabloon voor dat specifieke document te maken. Op die manier kunt u, wanneer u een nieuw document van dat type wilt produceren, de Google Docs-sjabloon laden en het alledaagse werk al voor u gedaan hebben.

Vroeger had Google Docs altijd een functie waarmee je een sjabloon kon maken en deze naar een sjabloongalerij kon sturen. Dit maakte het heel eenvoudig om een ​​sjabloon in te stellen om herhaaldelijk te gebruiken voor nieuwe documenten. Sindsdien heeft Google aangepaste sjablonen verwijderd uit gewone Google Documenten en verplaatst deze naar hun GSuite-service, waarvoor regelmatige betaling vereist is. Gewone gebruikers kunnen nog steeds de vooraf gemaakte sjablonen van Google gebruiken, maar deze niet zelf uploaden. Voor gebruikers die niet willen betalen voor het maken van een sjabloon, laten we eens bekijken hoe u zelf een sjabloon handmatig kunt maken.

De sjabloon instellen

Om dit te bereiken, gaan we een document maken dat fungeert als ons sjabloon. Als u een geheel nieuwe sjabloon wilt maken, maakt u een leeg document door op de knop 'Nieuw document' op de hoofdpagina van Google Documenten te klikken.

Als u al een document hebt dat de lay-out gebruikt die u wilt gebruiken, kunt u dat in plaats daarvan gebruiken. Natuurlijk wilt u alle gegevens ervan verwijderen, zodat u deze voor toekomstige documenten kunt gebruiken. Om te voorkomen dat u een werk verliest, kunt u een kopie van een document maken door het te openen en vervolgens op "Bestand" te klikken, gevolgd door "Een kopie maken ..." Hiermee maakt u een duplicaatbestand dat u vrijelijk kunt bewerken voor uw sjabloon.

Nu zullen we dit document als een sjabloon opbouwen. Hiertoe stelt u het document zo in dat alle basisopmaak is voltooid, maar er zijn geen gegevens in de velden. Op die manier hoeven we de gegevens alleen in te voeren als we de sjabloon in de toekomst gebruiken. In de onderstaande schermafbeelding maken we bijvoorbeeld een sjabloon voor een document dat uw persoonlijke gegevens nodig heeft. We hebben het zo ingesteld dat alle velden aanwezig zijn maar geen gegevens bevatten, dus we kunnen ze invullen elke keer dat we de sjabloon gebruiken.

Als het u wat gemakkelijker maakt, kunt u de tekst van de tijdelijke aanduiding achterlaten om u te herinneren aan wat waar naartoe gaat. Als u bijvoorbeeld een tekensjabloon hebt, wilt u mogelijk tekst invoegen zoals "" en "" om u eraan te herinneren wat u in die gedeelten moet invoeren. U kunt de plaatsaanduidingstekst ook opmaken in de stijl waarin u wilt dat uw antwoorden worden weergegeven, dus zonder gsuite hoeft u de wijzigingen niet elke keer handmatig opnieuw te maken.

Nadat u uw sjabloon hebt ingesteld zoals u dat wilt, geeft u het document een naam die memorabel is. Nu het is ingesteld, hebt u een sjabloon om te gebruiken voor toekomstige documenten.

De sjabloon vinden

Er is echter een groot probleem: dit document is vrijwel identiek aan elk ander document in uw Google Drive! Als u veel documenten maakt, raakt uw sjabloon waarschijnlijk verloren. Het kan frustrerend zijn om elke keer dat u uw sjabloon wilt gebruiken door uw Google-documenten te moeten zoeken. Laten we het een beetje gemakkelijker maken om onze sjabloon te vinden wanneer we die nodig hebben.

Een map maken

Een manier om dit te doen is om een ​​map met de naam "Sjablonen" te maken en uw document erin te plaatsen. Blader eerst naar Google Drive. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een spatie die niet wordt gebruikt door een bestand of map en klik op 'Nieuwe map'.

Roep deze map 'Sjablonen' aan en klik vervolgens op 'Maken'.

Verplaats de sjabloon nu naar de map. Dit kan gedaan worden door het te klikken en het naar de map te slepen of door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken, "Verplaatsen naar ..." te selecteren en vervolgens de sjabloonmap te selecteren.

Omdat mappen meestal boven documenten staan, hebben we altijd een duidelijke toegang tot onze sjablonen, ongeacht het aantal documenten dat wordt gemaakt.

Met in de hoofdrol de sjabloon

Als alternatief kunt u het document een ster geven om later gemakkelijker te vinden. Als u een document een ster wilt geven, klikt u er met de rechtermuisknop op in Google Drive en klikt u op 'Ster toevoegen'.

Wanneer u op de categorie 'Met ster' aan de linkerkant van Google Drive klikt, worden alleen de door u met ster weergegeven documenten weergegeven. Dit is een geweldige manier om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot cruciale bestanden.

De sjabloon gebruiken

Nu u een sjabloon hebt ingesteld en op een gemakkelijke locatie kunt vinden, kunt u deze gebruiken om het maken van documenten eenvoudiger te maken. Om het te gebruiken, klikt u eenvoudig met de rechtermuisknop op het bestand in Google Drive en klikt u op 'Een kopie maken'. Als u zich in Google Documenten bevindt, kunt u een kopie van een document maken op dezelfde manier als eerder in dit artikel.

Geef de kopie een gedenkwaardige naam.

Dit zal een nieuwe kopie maken van de sjabloon die u naar eigen inzicht kunt invullen. U kunt nu de velden invullen die u eerder hebt ingesteld en tegelijkertijd de oorspronkelijke sjabloon intact laten voor toekomstige documenten.

Lastige sjablonen

Met Google door de gebruiker gemaakte sjablonen verwijderen uit de basis Google Documenten, moeten gebruikers nu handmatig hun eigen sjablonen maken en gebruiken. Nu weet u hoe u er een kunt maken, hoe u het gemakkelijk kunt vinden en hoe u het kunt gebruiken om het maken van documenten eenvoudiger te maken.

Zijn sjablonen belangrijk voor uw workflow? Laat het ons hieronder weten.