Microsoft Excel is een geweldige applicatie om je gegevens te organiseren en voor je te laten werken, maar al die getallen kunnen soms onoverzichtelijk worden wanneer ze over te veel spreadsheets worden verspreid. Gelukkig heb je een paar ingebouwde opties die het gemakkelijk maken om Excel-spreadsheets te combineren in afzonderlijke bestanden of zelfs enkele pagina's. De onderstaande hulpprogramma's zijn krachtig genoeg om aan de behoeften van de meeste gebruikers te voldoen. Als u echter probeert om met honderden spreadsheets om te gaan, wilt u misschien macro's of Visual Basic gebruiken.

Gerelateerd : Hoe gebruik te maken van de draaitabel in Excel om uw productiviteit te verbeteren

Knippen en plakken

Deze methode klinkt bijna lachwekkend eenvoudig, maar niet te snel negeren. Als u alleen gegevens tussen een paar spreadsheets moet verplaatsen, is dit de snelste en eenvoudigste manier, hoewel dit onpraktisch is voor grootschalige taken. De kopieer-plakopties van Excel komen ook niet in één enkele smaak voor! Wanneer u uw gegevens kopieert en deze gaat plakken, klikt u met de rechtermuisknop op de plaats waar u wilt plakken en bekijkt u de opties "Plakken speciaal". Hier zijn enkele van de meest bruikbare:

Waarden / formules : als u een numerieke cel heeft die is berekend met behulp van een formule, kunt u ervoor kiezen om alleen de waarde te kopiëren of u kunt de formule behouden. De standaardoptie voor kopiëren en plakken in Excel behoudt de formule.

Transpose : wijzigt de rijen in kolommen en de kolommen in rijen. Dit kan erg handig zijn als u bijvoorbeeld spreadsheets hebt ontvangen van mensen met verschillende ideeën over waar de labels naartoe moeten gaan.

Link plakken : dit is een handige functie bij het combineren van gegevens uit meerdere bronnen. Hiermee wordt de geplakte cel gekoppeld aan de broncel, ongeacht of de bron zich in dezelfde werkmap bevindt of ergens anders. Wanneer de bron wordt bijgewerkt, wordt de geplakte cel ook bijgewerkt. Als u gegevens uit spreadsheets wilt combineren tot een continu bijgewerkte hoofdpagina, kunt u deze plakfunctie gebruiken om de cellen eenvoudig te koppelen.

Gebruik de functie "Verplaatsen of kopiëren" om werkmappen te combineren

Als u met meer dan een paar werkmappen / werkbladen werkt, wordt kopiëren en plakken snel oud. Gelukkig heeft Excel een ingebouwde functie die werkbladen tussen werkmappen verplaatst.

1. Open de werkmap waarin u de bladen wilt verplaatsen en de werkmappen waarvan u de bladen wilt verplaatsen. Excel vereist dat zowel de bron- als de doelwerkmap open staat om werkbladen te verplaatsen. In het onderstaande voorbeeld worden beide op hetzelfde scherm weergegeven met de optie "Zij aan zij weergeven".

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de bladen die u wilt verplaatsen en klik op de knop Verplaatsen of kopiëren wanneer het menu wordt geopend.

3. Het menu zou u een vervolgkeuzelijst van alle geopende spreadsheets moeten laten zien. Selecteer er een om je bestemming te zijn. Kies of u wilt dat uw werkblad aan het begin, einde of ergens in het midden van de bestaande werkbladen van de doelwerkmap staat. Negeer het aankruisvak "Maak een kopie" niet! Als u het niet aanvinkt, wordt uw blad verwijderd uit uw bronwerkmap.

4. Controleer uw bestemmingswerkboek. Het verplaatste of gekopieerde werkblad moet worden weergegeven met dezelfde naam als in de bronwerkmap, maar er kan een (2) of een ander nummer achter staan ​​als er een dubbele naam in de bestemming staat.


Gerelateerd : Handige Excel-trucs die indruk maken op je baas

Gebruik de functie Consolideren om werkbladen te combineren

De Consolidate-functie is een zeer flexibele manier om meerdere werkbladen in één te duwen. Het beste is dat het automatisch uw rij- en kolomlabels detecteert en organiseert en identieke cellen uit verschillende bladen samenvoegt.

1. Maak een nieuwe werkmap of werkblad voor uw geconsolideerde gegevens en open vervolgens de bronwerkbladen.

2. Open de nieuwe spreadsheet en ga naar de knop "Consolideren" op het tabblad "Gegevens".

3. Merk op dat hier verschillende functies worden vermeld. Elke functie zal cellen met dezelfde labels op verschillende manieren combineren - som, gemiddelde, behoud van de minimum / maximumwaarde, enz.

4. De vakjes onder de functies vragen u waar het uw labels moet vinden. Als u labels in uw bovenste of meest linkse kolom hebt, vinkt u de juiste selectievakjes aan. Anders zullen uw spreadsheets zichzelf net als een kopie plakken.

5. In het vak "Maak links naar brongegevens" zullen de cellen in uw doelblad verwijzen naar de cellen in uw bronwerkbladen, zodat de gegevens automatisch worden bijgewerkt.

6. Als u op de knop "Bladeren" klikt, wordt uw bestandsverkenner geopend. Selecteer de spreadsheet die u wilt consolideren.

7. Klik op de knop "Referentie" en open de spreadsheet die u zojuist hebt geselecteerd. Hier kunt u de gegevens markeren die u wilt samenvoegen.

8. Druk op de Enter-toets en vervolgens op de knop "Toevoegen". Dit zou de geselecteerde gegevens in een samenvoeglijst moeten plaatsen.

9. Herhaal de bovenstaande stappen voor zoveel werkbladen / werkmappen als u wilt combineren.

10. Klik op "OK" om de geselecteerde gegevens te combineren in uw nieuwe spreadsheet en controleer of deze correct werkt.

Conclusie

Deze methoden combineren een gebruikersvriendelijke interface met een behoorlijke hoeveelheid stroom. Er zijn niet veel taken die deze drie hulpprogramma's in een bepaalde combinatie niet kunnen uitvoeren en waarvoor geen experimenten met VB-code of macro's nodig zijn. Zoals met alle dingen in Excel, helpt het echter best een beetje als uw gegevens goed zijn georganiseerd voordat u begint - noem uw werkmappen en werkbladen logisch, controleer of uw rijen en kolommen zijn opgemaakt zoals u dat wilt en zorg ervoor dat uw referenties line-up!

Image credit: Laptop on Desk office en Graph analysis spreadsheet van DepositPhotos